Outline

05.18 |

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT PADA PT. ANDALAN SUMBER REZEKI

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di dalam perekonomian saat ini, dunia usaha mengalami perkembangan yang serba cepat, salah satunya adalah informasi. Informasi menjadi sangat penting dalam perkembangan suatu perusahaan. Salah satu kegunaan informasi adalah sebagai alat pengambil keputusan bagi manajemen. Dimana dengan informasi yang cepat di dapat dan akurat pihak manajemen perusahaan dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.

Untuk menghadapi persaingan yang ketat sekaligus mengatasi masalah-masalah intern perusahaan itu diperlukan suatu koordinasi yang baik dalam setiap bagian yang ada pada struktur organisasi, sehingga efisiensi dan efektifitas dapat ditingkatkan dalam menjalani kegiatan-kegiatan organisasi, terutama kegiatan dalam tingkatan manajemen. Kegiatan-kegiatan dalam tingkatan manajemen ini didominasikan oleh pengambilan keputusan, dimana penerapan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat diandalkan menjadi sangat penting artinya dalam penyediaan informasi, sebagai pertimbangan pengambilan keputusan. dengan demikian dalam perkembangan usaha saat ini tidak lepas dari teknologi informasi, demikian juga dalam sektor akuntansi.

1.2 Rumusan Masalah dan Batasan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas masalah yang dihadapi bahwa selama ini belum pernah dilakukan evaluasi sistem informasi akuntansi, sehingga penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimanakah Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit pada PT.Andalan Sumber Rejeki?

Penulis hanya akan membatasi masalah pada Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit pada PT. Andalan Sumber Rejeki.

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui :

1. Bagian terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

2. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntasi penjualan kredit.

3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan.

1.4 Manfaat Penulisan

1. Bagi Penulis

Penulisan ilmiah ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar setara sarjana muda jurusan manajemen jenjang strata satu fakultas ekonomi universitas gunadarma, dan juga agar penulis dapat memahami serta menambah pengetahuan mengenai Evaluasi sistem informasi akuntansi penjualan kredit di PT Andalan Sumber Rejeki.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan referensi dan informasi, khususnya mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit pada PT. Andalan Sumber Rejeki.

3. Bagi Pembaca

Penulisan ilmiah ini dapat dijadikan sebagai bahan bacaan dan studi banding bagi mahasiswa di masa yang akan dating mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

kredit pada PT. Andalan Sumber Rejeki.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Kerangka Teori

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi 2001:2 )

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan prosedur adalah suatu ururtan kegiatan klerikal,biasanya melinbatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (sutabari Tata, 2004:1)

2.1.2. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. (James A. Hall 2001 : 7)

Sistem Informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumberdaya (manusia, komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaransasaran perusahaan. ( Joseph W. Wilkinson 1993 : 4)

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah sebagai kumpulan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk meyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapat dari data transaksi untuk tujuan pelaporan. (Robert, 1995 : 4)

Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bertmanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. (krismiji, 004:4)

2.2 Sistem Informasi Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

2.2.1 Fungsi-fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Penjualan kredit

a) Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang yang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab unutuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.

b) Fungsi Kredit

Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung

jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan.

c) Fungsi Gudang

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk

menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

d) Fungsi Pengiriman

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.

e) Fungsi Penagihan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

f) Fungsi Akuntansi

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang di jual ke dalam kartu persediaan

2.2.2 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah :

a) Surat Order Pengiriman dan Tembusannya

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberi otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut. Tembusan dokumen ini berupa :

1. Tembusan Kredit (Credit Copy)

Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

2. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

3. Surat Muat (Bill of Lading)

Dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

4. Slip Pembungkus (Packing Slip)

Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.

5. Tembusan Gudang (Warehouse Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan spesifikasi sesuai yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

6. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.

7. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)

Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

b) Faktur dan tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Tembusan dokumen ini berupa :

· Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.

· Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

· Tembusan Analisis (Analysis Copy)

Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.

· Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy)

Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

c) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

d) Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

2.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:

· Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan,baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut. Contoh jurnal penjualan kredit :

Piutang XXX

Penjualan XXX

Piutang Dagang XXX

Pendapatan Penjualan XXX

(mencatat penjualan secara kredit)

· Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

· Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

· Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

· Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Obyek Penelitian

Dalam menyusun penulisan ilmiah ini, Penulis melakukan penelitian tentang penjualan sepeda motor secara kredit pada PT Andalan Sumber Rezeki yang beralamat di Jl. Ir.H.Juanda Depok. Penulis melakukan penelitian guna untuk pengambilan data yang diperlukan dalam menganalisa permasalahan yang dibahas dalam penulisan Ilmiah.

3.2 Data / Variabel

Data yang digunakan dalam penulisan ini berupa data primer dan sekunder yaitu data berupa keterangan dari bagian yang terkait, seperti dokumen-dokumen yang ada.

3.3 Metode Pengumpulan Data / Variabel

Dalam melakukan penulisan ilmiah ini penulis mengumpulkan data dengan menggunakan dua cara, yaitu :

1. Studi Kepustakaan (Library Research)

Metode ini di pergunakan untuk memperoleh data-data yang bersifat teoritis sebagai sumber penulisan dan data tersebut diperoleh dari buku pedoman, buku perpustakaan serta buku lainnya yang berhubungan dengan penulisan ilmiah ini, untuk kemudian dapat diperbandingkan dengan keadaan yang sesungguhnya terjadi di perusahaan.

2. Studi Lapangan (Field Research)

Untuk mengumpulkan data lengkap dan sebenarnya maka penulis mengumpulkan data yang bersifat langsung yaitu dengan cara mengunjungi langsung perusahaan yang menjadi objek penelitian. Dalam riset lapanagn ini penulis menggunakan dua cara pengumpulan yaitu :

1. Wawancara (interview)

Yaitu mengumpulkan data dengan cara menanyakan langsung kepada pihak yang terkait pada PT Andalan Sumber Rezeki yang menjadi objek penelitian. Pihak perusahaan yang penulis tanyakan tentang bagaimana proses penjualan kredit yang terjadi dan apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan proses penjualan kredit yaitu kepada salah seorang staff pada PT Andalan Sumber Rezeki.

2. Pengamatan Langsung (observation)

Yaitu mengumpulkan data dengan cara mengamati langsung kegiatan perusahaan khususnya bagian kredit pada PT Andalan Sumber Rezeki. Hal yang penulis perhatikan yaitu mulai dari proses pemesanan kendaraan dari pihak customer kepada bagian penjualan ( counter sales ) sampai proses pelaporan atas penjualan kredit tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Wilkinson, Josep W. 1990. Sistem Informasi dan Akuntansi. Jilid Satu. Cetakan Ketiga. Edisi Kedua. Erlangga : Jakarta.

Zaki Baridwan. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kedua. Cetakan kesatu. BPFE : Yogyakarta.

Narko. 1994. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusatama : Yogyakarta.

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu. Edisi Keenam. Salemba Empat : Jakarta.

Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu. Salemba Empat : Jakarta.

Jogiyanto H.M. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Edisi kedua. Cetakan kesatu. Andi : Yogyakarta.

Mulyadi . 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat : Jakarta.

Tata Sutabri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Satu. Andi : Yogyakarta.